Senin, 10 Januari 2011

miscommunication

Miscommunication adalah tantangan terbesar di banyak tempat kerja. Untuk menghindarinya, cobalah beri kesempatan kepada otak untuk mengolah informasi dan memikirkannya sejenak, buatlah point-point yang ingin disampaikan sesingkat dan setepat mungkin. Dengan cara ini, pendengar akan mengerti dan mengingat pesan kita. Mis Communication adalah suatu proses penyampaian pesan (ide dan gagasan) dari suatu pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya , komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata – kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
Mis communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.

Mis Communication atau lebih sering disebut Miss Komunikasi merupakan adanya kesalahpahaman antara kedua belah pihak dalam mencerna proses komunikasi, sehingga antara pesan yang disampaikan dengan pesan yang diterima berbeda penafsiran atau arti. Miss komunikasi dapat menyebabkan tidak tercapainnya tujuan atau misi yang hendak dicapai.

Banyak hal yang dapat menyebabkan terjadinya Miss komunikasi, bisa disebabkan dari faktor luar rangkaian unsur proses komunikasi, ataupun tidak lengkapnya pesan komunikasi itu disampaikan. Faktor yang sering dialami adalah adanya gangguan pada unsur Channel (Media) yang menyebabkan tidak adanya feedback (Umpan Balik) pesan yang disampaikan atau malah feedback yang timbul tidak sesuai dengan tujuan pesan yang disampaikan pada di awal.
Ketika feedback yang diterima berbeda dengan tujuan awal pesan disampaikan, maka akan terjadi kesalahpahaman atau salah koordinasi antara ” si penyampai pesan ” dengan ” si penerima pesan “.

Untuk menghindari adanya Mis Communication maka perlu adanya antisipasi dari ” si penyampai pesan ” untuk memastikan bahwa pesan tercapai pada ” si penerima pesan” sesuai dengan maksud awal. Ada beberapa solusi yang dapat dilakukan oleh ” si penyampai pesan “, yaitu dengan cara memastikan media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dan berfungsi kemudian melakukan konfirmasi apabila pesan sudah diterima oleh ” si penerima pesan “, dan bila perlu menjelaskan ulang secara lebih detail sebelum ” si penerima pesan ” bertanya kembali atau tidak paham.

Komunikasi telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari setiap aspek kehidupan sehari-hari kita sebagai manusia. Walaupun demikian, kita masih sering sekali mendengar istilah “miskomunikasi” yang menunjuk pada gagalnya komunikasi sehingga maksud dan kehendak tidak dapat tersampaikan dengan baik, atau malah salah dipersepsi sehingga menimbulkan yang namanya “salah paham”. Salah komunikasi atau miskomunikasi itu adalah hal yang biasa. Kadang hal tersebut bisa terjadi karena ketidaksadaran kita. Sekarang yang perlu kita antisipasi adalah bagaimana cara membuka komunikasi pasca miskomunikasi.

Komunikasi adalah Salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang esensial bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir, atau sarana lain.

penyalahgunaan data

Pengertian Penyalahgunaan Data

Penyalahgunaan data adalah suatu tindakan yang dilakukan oleh individu atau kelompok dimana individu atau kelompok tersebut mengubah atau meyalahgunakan data yang sudah ada menjadi berbeda atau fiktif. Contoh yang dilakukan dalam tindak penyalahgunaan data seperti tindak penyalahgunaan data keuangan dalam perusahaan, misalkan seperti menambah atau mengurangi data keuangan yang telah masuk. Tindakan seperti itu jelas tidak hanya merugikan perusahaan saja, namun dapat juga berdampak pada individu atau kelompok lainnya.

Pelaku yang kerap kali melakukan pencurian dan penyalahgunaan data ini disebut Hacker. Akan tetapi ada juga Hacker yang bertindak lebih merusak, mencuri sebuah database, hingga melakukan tindak anarkis begitu mendapat akses, mereka lebih disebut Cracker. Para Hacker adalah orang – orang yang tergoda pada lubang – lubang yang terdapat pada sistem komputer, sehingga kesempatan merupakan penyebab utama orang – orang tersebut menjadi ” penjahat Cyber ” atau ” Cyber Crime “. Dalam Cyber Crime sendiri terdapat istilah ” Whitehat ” dan ” Blackhat “. Adapun Whitehat merupakan Hacker yang lugu, sedangkan Blackhat adalah seorang Cracker, karena yang sebenarnya mengakibatkan kerugian pihak tertentu seperti mengubah tampilan suatu situs web (defacing), menyisipkan kode – kode virus, dan lain – lain adalah Cracker. Cracker – lah menggunakan celah – celah keamanan yang belum diperbaiki oleh pembuat perangkat lunak (bug) untuk menyusup dan merusak suatu system, dan dinamakan peretas sejati adalah seorang Hacker yang sebenarnya tidak suka merusak suatu system. Jadi dengan kata lain Cracker

organisasi informal

organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan ciri-ciri organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama yang membedakan organisasi formal dan organisasi informal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan di antara orang-orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggota.

2. Kepemimpinan

Para pemimpin ditetapkan dan ditunjukan dalam formal, serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian dan Keperilakuan

Organisasi-organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman.Di lain pihak, kelompok-kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan hukuman, para bawahan formal lebih tergantung dari para anggota kelompok informal.

Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs ) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organiasi formal.

Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :

  1. Kebutuhan Sosial
  2. Rasa memiliki dan Pengenalan diri
  3. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
  4. Perhatian (simpati)
  5. Bantuan dalam pencapaian tujuan
  6. Kesempatan berpengaruh dan berprestasi
  7. Pelestarian nilai-nilai budaya
  8. Komunikasi dan informasi

Disamping itu ada beberapa karakteristik khusus dalam organisasi informal, yaitu :

  1. Standart perilaku
  2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
  3. Kepemimpinan informal
  4. Sistem status

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan-hambatan yang lebih berat. Melihat hal tersebut, maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal, yaitu :

  1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
  2. Sebagai alat komunikasi tambahan
  3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
  4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

organisasi

Manusia adalah mahluk social yang cenderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai sautu tujuan tetapi karena keterbatasan kemampuan menyebabkan mereka tidak mampu mewujudkan tujuan tanpa adanya kerjasama. Hal tersebut yang mendasari manusia untuk hidup dalam berorganisasi.
Beberapa definisi tentang Organisasi:
Menurut ERNEST DALE:
Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.
Menurut CYRIL SOFFER:
Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.
Menurut KAST & ROSENZWEIG:
Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.
Definisi UMUM:
“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”.
CIRI-CIRI ORGANISASI:
- Lembaga social yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.
- Dikembangkan untuk mencapai tujuan.
- Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun.
- Instrumen social yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.
1. TEORI ORGANISASI KLASIK
Teori ini biasanya disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Dalam teori ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing nada mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) dimana apabila tiap nada dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan organisasi.
Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.
Defisi Organisasi menurut Teori Klasik:
Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.
Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsure pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:
a. Sistem kegiatan yang terkoordinasi
b. Kelompok orang
c. Kerjasama
d. Kekuasaan & Kepemimpinan
Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)
Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
a. Pembagian kerja (untuk koordinasi).
b. Proses Skalar & Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal).
c. Struktur (hubungan antar kegiatan).
d. Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).

kepemimpinan

KEPEMIMPINAN

Perkembangan teori kepemimpinan:

1. Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat cirri utama kesuksesan seorang pemimpin:
► Kecerdasan
► Kedewasaan social dan hubungan social luas
► Motivasi diri dan dorongan berprestasi
► Sikap-sikap hubungan manusiawi

2. Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

3. Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:
▼ Hubungan pimpinan anggota
▼ Tingkat dan Struktur tugas
▼ Posisi kekuasaan

4. Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:
♥ Kepemimpinan Direktif
♥ Kepemimpinan Suportif
♥ Kepemimpinan Partisipatif
♥ Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a. Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:
· Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin
· Teknik dan langkah di dikte oleh atasan
· Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.
· Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b. Demokratis, mempunyai ciri-ciri:
· Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.
· Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.
· Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok
· Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c. Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:
· Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.
· Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.
· Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas
· Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

Perkembangan teori kepemimpinan:

5. Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat cirri utama kesuksesan seorang pemimpin:
► Kecerdasan
► Kedewasaan social dan hubungan social luas
► Motivasi diri dan dorongan berprestasi
► Sikap-sikap hubungan manusiawi

6. Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

7. Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:
▼ Hubungan pimpinan anggota
▼ Tingkat dan Struktur tugas
▼ Posisi kekuasaan

8. Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:
♥ Kepemimpinan Direktif
♥ Kepemimpinan Suportif
♥ Kepemimpinan Partisipatif
♥ Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:
d. Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:
· Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin
· Teknik dan langkah di dikte oleh atasan
· Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.
· Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

e. Demokratis, mempunyai ciri-ciri:
· Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.
· Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.
· Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok
· Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

f. Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:
· Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.
· Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.
· Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas
· Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a. Gaya-gaya Efektif:
· Eksekutif
· Pembangun
· Otokrat penuh kebajikan
· Birokrat

b. Gaya-gaya tidak efektif
· Kompromis
· Misioner
· Otokrat
· Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:
a. Otokrat Eksploratif
Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan
b. Otokrat penuh kebajikan
Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan
c. Partisipatif
Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.
d. Demokratik
Manajer memberikan berbagi pengarahan pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

TUGAS 1

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement)!
2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen?
3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif?
4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M!

JAWAB !!

1. 6 sumber-sumber manajemen adalah
  • Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
  • Uang atau Biaya (Money)
  • Bahan-bahan atau Material (Materials)
  • Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
  • Tata kerja (Methods)
  • Pasar (Market)
2. Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. Efisien adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efektif adalah kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas.

4. Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

· Analisis organisasi.

· Komunikasi dalam organisasi.

· Tata kerja, prosedur dan sistem kerja.

· Pentingnya filling.

· Penyimpanan data & dokumen.

· Formulir.

· Pendayagunaan mesin kantor & peralatan.

· Penyusunan tata ruang & perencanaannya.

· Penulisan laporan.

· Penyusunan buku pedoman kerja.

· Penyusunan anggaran belanja.

· Analisis kepegawaian.